Колко пъти сте стартирали деня си с план да свършите всичко от списъка си с неща за вършене, но в края на деня се оказва, че този списък дори се е увеличил?

Без значение колко големи са намеренията ни, увеличаването на продуктивността може да се окаже трудно, ако не обръщаме специално внимание на това как управляваме времето си, пише във Forbes Ашли Стол, кариерен консултант и собственик на издателство.

Имайки предвид това, можем да увеличим продуктивността си по два начина: като работим повече време или като работим по-умно. Вероятно вече знаете кой от двата е за предпочитане.

Традиционният работен ден се променя и познатото стандартно работно време вече не е толкова често срещано, както преди. В ролята си на кариерен консултант Стол помага на млади ръководители, които работят по 12-15 часа на ден, както и предприемачи, които разполагат с целия си ден за своя бизнес.

И двете групи изпитват затруднения с това как ефективно да структурират времето си. Както и да го гледате, трябва да сте абсолютно наясно с това как ще управлявате своите 24 часа всеки ден.

Независимо дали сте на свободна практика или пък работите в компания и сте обвързани със стриктно работно време, опитайте да приложите следните съвети, за да увеличите производителността си и да работите по-умно.

1. Заемайте се с по-трудните задачи, когато се чувствате най-енергични

Проучвания показват, че предварително изработената програма не пасва на всички. Разберете кое е най-добро за вас и го следвайте. Често отлагаме по-трудните задачи, защото не се чувстваме достатъчно уверени, за да се справим с тях.

Така обаче те никога няма да бъдат свършени, нали? Ако сте по-активни сутрин, заемете се с онзи труден проект, докато си пиете кафето и го довършете. Така няма да ви е намисъл цял ден, отвличайки вниманието ви от другите задачи.

2. Определете си административно време

Отделете в календара си известен период, в който отговаряте на имейли, връщате обаждания, занимавате се с други административни задачи и не отделяйте време за тези неща извън този период. Това ви позволява да проявявате активност, вместо да реагирате, а и така е по-малко вероятно да ви прекъснат, докато се занимавате с нещо друго.

Проучвания показват, че за възстановяването от най-различни тривиални прекъсвания на работата ви са необходими средно по 26 минути. Ако отговаряте на всеки имейл, който получавате, или на всяко текстово съобщение, никога няма да успеете да свършите това, което сте започнали.
 

3. Правете редовни почивки

За да поддържате високо нивото на енергията си и ума си бистър, използвайте малки почивки през целия ден. Проучвания сочат, че работата на 90-минутни интервали може да помогне за максимизиране на продуктивността. Опитайте сами. Работете 90 минути без прекъсване, след което направете 15-минутна почивка.

Ако въпреки това имате трудности с концентрацията, съкратете този интервал на 60 или 75 минути. През почивката си вземете кафе, излезте на разходка или направете лично обаждане по телефона. Правете нещо различно от нещото, с което се занимавате на работа в момента, за да рестартирате мозъка си.

Когато се върнете към работата си, увеличената ви продуктивност ще компенсира без проблеми 15-те минути, които сте прекарали на телефона с майка си.

4. Спрете мултитаскинга

Това не действа. “Мултитаскингът не е възможен при хората,” казва Ърл К. Милър, преподавател по неврология в Масачузетския технологичен институт. Заблужаваме се, когато си мислим, че можем да се обадим на колега, да работим по презентация и да хапваме сандвич по едно и също време.

Концентрирайте се само върху едно нещо и ще видите, че ще го вършите много по-бързо. След това преминете към следващата задача (онзи сандвич).

В някои дни ще сте по-продуктивни от други, така че не се тормозете, ако сте имали лош ден. Вместо това пренасочете енергията си и приложете тези съвети. След като откриете какво точно е подходящо за вас, ще се изненадате колко повече неща ще можете да вършите както в офиса, така и извън него.

Сега вероятно е най-добре да излезете за 15-минутна почивка.

Източник: Profit.bg.