Невъзможно е да си представим такава работа, при която от време на време да не възникват извънредни ситуации с много задачи за супермалко време. Да не говорим, че има сфери на дейност, в които е постоянна лудница. Например в туристическото обслужване или на фондовата борса.
Положението на “пълна лудница” (прекрасна нашенска фраза) е нещо като ненормална ситуация, която на пръв поглед не би трябвало да има място в една добре организирана професионална дейност. И въпреки всичко това не само се случва, а и се повтаря с плашеща последователност. Понякога всички в офиса знаят какъв точно е проблемът и защо възниква, но никой не се опитва да промени каквото и да било. При други обстоятелства пък на никого не му е известно откъде идва и кога си отива дадена проблемна ситуация. И през промеждутъка от време, когато се работи спокойно, никой в колектива не се замисля върху динамиката на този род събития. Все пак обаче е необходимо да се направи разбор, за да се разбере в какво се изразява този феномен. Защото може да се окаже, че “лудниците” – пълни или частични, не са неизбежни, че съвсем спокойно може да се мине и без тях.
Кой е виновен?
Преди да предприемете конкретни стъпки, определете какво най-често провокира това състояние:
1. Нечий непрофесионализъм. Да допуснем, че вашата счетоводителка не може да оформя входящите документи. Когато настъпи време да се прави отчет за данъчните, става ясно, че нито една справка не е регистрирана и всички, с изключение на самата счетоводителка, трябва спешно да приведат всичко в ред.
2. Нечие (или вашето собствено) лекомислие, което води началото си още от студентските ви години. Тогава спокойно сте пропускали учебни занятия, а след това на пожар – за два дни сте се подготвяли за изпита. Представете си следната ситуация: даден ви е един месец, за да осигурите някаква стока. На вас обаче 30 дни ви се струват прекалено голям срок и решавате, че за тази “дреболия” ще ви стигне и една седмица. Заради тази самонадеяност вие не се напрягате особено и се занимавате с нещо друго. А когато най-накрая се заемате с организирането на въпросната доставка, възникват множество независещи от вас затруднения, които никой не е очаквал. Така или иначе изобщо няма да се вместите в едната седмица, която сте предвидили за целта.
3. Стадното чувство. Това е много силно, подчиняващо състояние, на което са подвластни всички и всичко. Любителите на пълното безделие понякога юркат всички в отдела, за да свършат спешно някаква работа, без изобщо да има необходимост от това. Железният им аргумент е: “Нека сега не спим няколко нощи, пък после здравата ще си починем!”.
4. Навикът да се отлагат нещата “за утре”. Работата, която не ви харесва, я оставяте за после. Причините за това могат да бъдат много. В крайна сметка обаче винаги се оказва, че неприятните задачи, които сте отложили, са толкова много, че вече няма да можете да ги свършите и за седмица.
5. Началникът ви не умее да разпределя работата, избира неподходящи хора и дава непосилни срокове. Затова във всички други отдели нещата вървят плавно, а във вашия цари хроничен недостиг на време и някой вечно си скубе косите, че “всичко се руши пред очите му”. Има и друг вариант: вие сами редовно “си полудявате” на работното място. Това означава, че не планирате правилно работата си.
6. Непрекъснато ви моли за помощ някой, който не се справя със задачите си. Вие не умеете да отказвате, затова вечно сте затрупани с чужда работа, а своята вършите в последния момент и набързо. Друг случай е, когато ви възлагат да изпълните някаква задача само защото всички смятат, че вие ще се справите най-бързо и добре като най-запознати с материала. Пример: тъй като цяла година вие се занимавате с продажбите, колегата ви моли вие да съставите годишния отчет и да попълните таблиците. Понеже той “не разбира от вашите книжа”.
7. Периодичното претрупване с работа може да се дължи с особеностите на работата с клиентите или поради спецификата на собствената ви фирма. В определени периоди има голямо натоварване, а в други е пълно затишие. В този случай не можете да търсите причини - трябва просто да се приспособите към обстановката.
Стратегията
Как да избегнете ненужните трудности и да се опазите от стихията на служебната лудница? Възползвайте се от нашите мъдри съвети.
Първо, винаги планирайте точно всичко независимо от заеманата длъжност и броя на подчинените си. Постарайте се така да разпределите своята работа и тази на другите, че на всички да им стигне времето да изпълнят задачите в срок.
Второ, разделете най-неприятната работа на етапи и вършете помалко всеки ден, за да не се “задръстите”.
Трето, не се поддавайте на уговорките да свършите нещо експресно, като “не спите някоя и друга нощ”. Никоя работа не може да се свърши наведнъж, нито завинаги, а дори и да е така, веднага ще възникне друга. Подобен ударен труд води не до “допълнителен отпуск”, а до нервен срив.
Четвърто, научете се да отклонявате молбите за помощ, ако са станали редовни и ви създават допълнителен стрес. В края на краищата вие получавате заплатата си за точно определени видове и количество трудови операции, но не и част от заплатите на онези, които постоянно не се справят с тях и ви ги прехвърлят.
Пето, напишете молба за преминаване в друг отдел, ако сте убедени, че тези “истерични” периоди на натоварване се случват единствено поради лошото ръководство на шефа ви.
Шесто, подгответе се за „лудницата” предварително, ако тя е неизбежна и сроковете на настъпването й са ви известни. Не оставяйте за този период никаква текуща работа, иначе ще изпаднете в суперцайтнот – колективен и собствен.
Тактиката
1. Внимателно обмисляйте всички детайли и нюанси на работата, която ляга върху вашите плещи по време на тежки периоди. Може “задръстването” с допълнителни или неизпълнени задачи да се случи точно през почивните ви дни, когато нямате възможност нито да позвъните на клиентите, нито да потърсите информация от други фирми или отдели. Съберете нужната информация предварително. Ако това е проблем, предупредете хората, които разполагат с нея, че ще се наложи да ги притесните следващата неделя например.
2. Преразпределете работата между подчинените си. Отложете вечните заседания и оперативки, за да оставите на хората нужното време да свършат реално работата.
3. Постарайте се да забравите за домашните си задължения и преди дните, за които знаете, че със сигурност офисът ще прилича на панаир, си починете добре. Изяснете отношенията си с любимия човек или роднините си или ги помолете да почакат с “разправията”. Помолете някого да ви помогне вкъщи. Или поне съпругът ви да не настоява известно време за първо, второ и трето на вечеря, а да се задоволи с нещо по-простичко. Лягайте си по-рано, доколкото това е възможно при късното прибиране у дома. Не се увличайте по интересна книга, любим сериал или купони с приятели или съседи. Тях можете да отложите за времето, когато в офиса всичко ще е спокойно.
4. Не забравяйте да се храните. В този ужасен за вас период началникът може да реши да отмени или съкрати обедните почивки. Не се поддавайте на подобни неща. Здравата храна помага на доброто самочувствие, още повече, че в такива моменти вероятно и не се наспивате добре. Ако сънят не ви достига, поне се хранете добре, за да възстановите силите си. За известно време забравете за диетата си. Ако знаете, че може и да не успеете да хапнете като хората на обяд, пъхнете в чантата си сандвич, няколко плода, кисело мляко. За да останете бодри, не злоупотребявайте с кафето. Наблегнете на витамините, като спазвате строго дозировката, посочена на опаковката.
Постарайте се да приемете създалото се напрегнато положение спокойно. Не влагайте в делото “цялата си душа и сърце”. Работете грамотно и бързо. Изпълнявайте своята част от лудешкия сценарий. Не се притеснявайте и не мислете дали другите ще успеят да се справят със своята част от задачата. Това не е ваша грижа - отминаха времената на колективната отговорност, когато едни трябваше да влачат след себе си изоставащите. След като всичко приключи, ако имате възможност, си вземете ден-два отпуск, дори и да е неплатен. Възстановете силите си, преди да се върнете към обичайните си задължения. И помнете: нито една служебна задача не е толкова важна, че да платите изпълнението й с цената на собственото си здраве. Животът продължава независимо какви неприятности са възникнали в офиса.
10 признака на цайтнота
1. Физически усещате хроничен недостиг на време.
2. През първата половина на деня непрекъснато ви се спи.
3. Вечер ви е трудно да заспите.
4. Съновиденията ви са хаотични и често ви спохождат кошмари.
5. Струва ви се, че винаги правите не това, което трябва.
6. Конфликтите вкъщи и в службата са станали нещо обичайно за вас.
7. Нямате никакво желание да поговорите с някого за проблемите си.
8. Чувствате, че животът ви напоследък е станал безрадостен.
9. Уверени сте, че недостатъчно ви уважават у дома и в службата.
10. Домашните и колегите ви предизвикват у вас най-вече раздразнение.
Положението на “пълна лудница” (прекрасна нашенска фраза) е нещо като ненормална ситуация, която на пръв поглед не би трябвало да има място в една добре организирана професионална дейност. И въпреки всичко това не само се случва, а и се повтаря с плашеща последователност. Понякога всички в офиса знаят какъв точно е проблемът и защо възниква, но никой не се опитва да промени каквото и да било. При други обстоятелства пък на никого не му е известно откъде идва и кога си отива дадена проблемна ситуация. И през промеждутъка от време, когато се работи спокойно, никой в колектива не се замисля върху динамиката на този род събития. Все пак обаче е необходимо да се направи разбор, за да се разбере в какво се изразява този феномен. Защото може да се окаже, че “лудниците” – пълни или частични, не са неизбежни, че съвсем спокойно може да се мине и без тях.
Кой е виновен?
Преди да предприемете конкретни стъпки, определете какво най-често провокира това състояние:
1. Нечий непрофесионализъм. Да допуснем, че вашата счетоводителка не може да оформя входящите документи. Когато настъпи време да се прави отчет за данъчните, става ясно, че нито една справка не е регистрирана и всички, с изключение на самата счетоводителка, трябва спешно да приведат всичко в ред.
2. Нечие (или вашето собствено) лекомислие, което води началото си още от студентските ви години. Тогава спокойно сте пропускали учебни занятия, а след това на пожар – за два дни сте се подготвяли за изпита. Представете си следната ситуация: даден ви е един месец, за да осигурите някаква стока. На вас обаче 30 дни ви се струват прекалено голям срок и решавате, че за тази “дреболия” ще ви стигне и една седмица. Заради тази самонадеяност вие не се напрягате особено и се занимавате с нещо друго. А когато най-накрая се заемате с организирането на въпросната доставка, възникват множество независещи от вас затруднения, които никой не е очаквал. Така или иначе изобщо няма да се вместите в едната седмица, която сте предвидили за целта.
3. Стадното чувство. Това е много силно, подчиняващо състояние, на което са подвластни всички и всичко. Любителите на пълното безделие понякога юркат всички в отдела, за да свършат спешно някаква работа, без изобщо да има необходимост от това. Железният им аргумент е: “Нека сега не спим няколко нощи, пък после здравата ще си починем!”.
4. Навикът да се отлагат нещата “за утре”. Работата, която не ви харесва, я оставяте за после. Причините за това могат да бъдат много. В крайна сметка обаче винаги се оказва, че неприятните задачи, които сте отложили, са толкова много, че вече няма да можете да ги свършите и за седмица.
5. Началникът ви не умее да разпределя работата, избира неподходящи хора и дава непосилни срокове. Затова във всички други отдели нещата вървят плавно, а във вашия цари хроничен недостиг на време и някой вечно си скубе косите, че “всичко се руши пред очите му”. Има и друг вариант: вие сами редовно “си полудявате” на работното място. Това означава, че не планирате правилно работата си.
6. Непрекъснато ви моли за помощ някой, който не се справя със задачите си. Вие не умеете да отказвате, затова вечно сте затрупани с чужда работа, а своята вършите в последния момент и набързо. Друг случай е, когато ви възлагат да изпълните някаква задача само защото всички смятат, че вие ще се справите най-бързо и добре като най-запознати с материала. Пример: тъй като цяла година вие се занимавате с продажбите, колегата ви моли вие да съставите годишния отчет и да попълните таблиците. Понеже той “не разбира от вашите книжа”.
7. Периодичното претрупване с работа може да се дължи с особеностите на работата с клиентите или поради спецификата на собствената ви фирма. В определени периоди има голямо натоварване, а в други е пълно затишие. В този случай не можете да търсите причини - трябва просто да се приспособите към обстановката.
Стратегията
Как да избегнете ненужните трудности и да се опазите от стихията на служебната лудница? Възползвайте се от нашите мъдри съвети.
Първо, винаги планирайте точно всичко независимо от заеманата длъжност и броя на подчинените си. Постарайте се така да разпределите своята работа и тази на другите, че на всички да им стигне времето да изпълнят задачите в срок.
Второ, разделете най-неприятната работа на етапи и вършете помалко всеки ден, за да не се “задръстите”.
Трето, не се поддавайте на уговорките да свършите нещо експресно, като “не спите някоя и друга нощ”. Никоя работа не може да се свърши наведнъж, нито завинаги, а дори и да е така, веднага ще възникне друга. Подобен ударен труд води не до “допълнителен отпуск”, а до нервен срив.
Четвърто, научете се да отклонявате молбите за помощ, ако са станали редовни и ви създават допълнителен стрес. В края на краищата вие получавате заплатата си за точно определени видове и количество трудови операции, но не и част от заплатите на онези, които постоянно не се справят с тях и ви ги прехвърлят.
Пето, напишете молба за преминаване в друг отдел, ако сте убедени, че тези “истерични” периоди на натоварване се случват единствено поради лошото ръководство на шефа ви.
Шесто, подгответе се за „лудницата” предварително, ако тя е неизбежна и сроковете на настъпването й са ви известни. Не оставяйте за този период никаква текуща работа, иначе ще изпаднете в суперцайтнот – колективен и собствен.
Тактиката
1. Внимателно обмисляйте всички детайли и нюанси на работата, която ляга върху вашите плещи по време на тежки периоди. Може “задръстването” с допълнителни или неизпълнени задачи да се случи точно през почивните ви дни, когато нямате възможност нито да позвъните на клиентите, нито да потърсите информация от други фирми или отдели. Съберете нужната информация предварително. Ако това е проблем, предупредете хората, които разполагат с нея, че ще се наложи да ги притесните следващата неделя например.
2. Преразпределете работата между подчинените си. Отложете вечните заседания и оперативки, за да оставите на хората нужното време да свършат реално работата.
3. Постарайте се да забравите за домашните си задължения и преди дните, за които знаете, че със сигурност офисът ще прилича на панаир, си починете добре. Изяснете отношенията си с любимия човек или роднините си или ги помолете да почакат с “разправията”. Помолете някого да ви помогне вкъщи. Или поне съпругът ви да не настоява известно време за първо, второ и трето на вечеря, а да се задоволи с нещо по-простичко. Лягайте си по-рано, доколкото това е възможно при късното прибиране у дома. Не се увличайте по интересна книга, любим сериал или купони с приятели или съседи. Тях можете да отложите за времето, когато в офиса всичко ще е спокойно.
4. Не забравяйте да се храните. В този ужасен за вас период началникът може да реши да отмени или съкрати обедните почивки. Не се поддавайте на подобни неща. Здравата храна помага на доброто самочувствие, още повече, че в такива моменти вероятно и не се наспивате добре. Ако сънят не ви достига, поне се хранете добре, за да възстановите силите си. За известно време забравете за диетата си. Ако знаете, че може и да не успеете да хапнете като хората на обяд, пъхнете в чантата си сандвич, няколко плода, кисело мляко. За да останете бодри, не злоупотребявайте с кафето. Наблегнете на витамините, като спазвате строго дозировката, посочена на опаковката.
Постарайте се да приемете създалото се напрегнато положение спокойно. Не влагайте в делото “цялата си душа и сърце”. Работете грамотно и бързо. Изпълнявайте своята част от лудешкия сценарий. Не се притеснявайте и не мислете дали другите ще успеят да се справят със своята част от задачата. Това не е ваша грижа - отминаха времената на колективната отговорност, когато едни трябваше да влачат след себе си изоставащите. След като всичко приключи, ако имате възможност, си вземете ден-два отпуск, дори и да е неплатен. Възстановете силите си, преди да се върнете към обичайните си задължения. И помнете: нито една служебна задача не е толкова важна, че да платите изпълнението й с цената на собственото си здраве. Животът продължава независимо какви неприятности са възникнали в офиса.
10 признака на цайтнота
1. Физически усещате хроничен недостиг на време.
2. През първата половина на деня непрекъснато ви се спи.
3. Вечер ви е трудно да заспите.
4. Съновиденията ви са хаотични и често ви спохождат кошмари.
5. Струва ви се, че винаги правите не това, което трябва.
6. Конфликтите вкъщи и в службата са станали нещо обичайно за вас.
7. Нямате никакво желание да поговорите с някого за проблемите си.
8. Чувствате, че животът ви напоследък е станал безрадостен.
9. Уверени сте, че недостатъчно ви уважават у дома и в службата.
10. Домашните и колегите ви предизвикват у вас най-вече раздразнение.
